IT資産管理を成功させるポイントとは？失敗しないための基礎知識から具体的な実践手法まで解説
企業が保有するPCやソフトウェア、ライセンス、アカウントといった多岐にわたるIT資産は、適切な管理がなければコストの増加や深刻なセキュリティリスクを招く可能性があります。
このコラムでは、IT資産管理の定義から、管理台帳やツールの選び方、さらにはログを活用した不正検知の具体的な方法を解説します。
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IT資産管理の目的
IT資産管理とは、企業や組織が保有する情報技術に関するすべての資産を一元的に把握・管理・最適化することを指します。
主な目的は3つあります。
- 不要なライセンス機器の削減によるコスト最適化
- コンプライアンス強化
- セキュリティ強化
これらの目的を達成するため、IT資産の状態や利用状況を正確に把握することが不可欠となり、特に近年テレワークやクラウドサービスの普及によりIT資産が広範囲に分散する中、その所在が不明確だとライセンス違反や内部不正の標的になるリスクが高まるため、企業規模や業種を問わず、正確なIT資産管理は事業継続のための最重要課題となっています。
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情報資産管理台帳の役割とメリット
情報資産管理台帳は、PCや周辺機器の資産情報、具体的には管轄部門・担当者、利用者、購入日、保証期間、ソフトウェア情報、リスク評価などを一元的に整理・可視化するためのツールです。
台帳を適切に活用することで、企業は以下のようなメリットを得られます。
- リスクの未然防止ソフトウェアのライセンス違反や、保証期間が切れた機器の使用といったリスクを未然に防ぎます。
- コスト削減不要な機器やライセンスを特定し、無駄な出費を削減します。
- コンプライアンス強化監査やセキュリティ対策時に、IT資産が適切に管理されていることの証拠として活用できます。
情報資産管理台帳は、企業のIT資産を適切に管理し、リスクを低減する上で不可欠なツールです。
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台帳管理を効果的に行うための作成時の3つのポイント
台帳を効果的に運用するためには、作成時に以下の3つのポイントを押さえる
- ルールの明確化台帳に反映させる項目や管理ルールを策定します。
- 定期的な棚卸定期的に管理対象を整理し、管理台帳の情報と差異がないかを確認します。
- 変更履歴の管理変更履歴を記録することで、不正な操作や情報の誤りを追跡できるようにします。
これらのルールを徹底することで、保有資産の状況と重要度が正確に把握でき、正利用の防止や信頼性の高い管理が実現します。
IT資産管理ツールの選び方
IT資産の管理をExcelで実施する企業も多いのが現状ですが、より効率的で安全な運用を目指すなら、専用ツール導入の検討を推奨します。ツールは高度な検索や複数人での同時編集、自動バックアップといったExcelでは難しい機能を提供し、ヒューマンエラーを防ぎながらセキュリティを大幅に強化します。
ツール選びの際は、主に以下のポイントを自社のニーズに合わせてチェックしてみてください。
①自動で収集できる情報
ハードウェアの詳細、ソフトウェアの使用状況、ライセンス情報など、どこまで自動で集められるかを確認し、手動入力が必要な項目はアンケート機能などカバーできる機能があるかを確認しましょう。
②連携機能
ウイルス対策ソフトや勤怠管理システムなど、既存システムとの連携が可能かを検討しましょう。
③提供形態（クラウド／オンプレミス）
細かくカスタマイズしたい場合はオンプレミスを、導入のしやすさやコストを重視するならクラウドを選ぶなど、自社の要件に合わせて最適な利用形態を選択しましょう。
④セキュリティとライセンス管理
OSのセキュリティパッチ適用やマルウェア検知時のネットワーク遮断機能の有無、またライセンス管理の容易さやユーザーごとのアクセス権限を細かく設定できるかを確認しましょう
IT資産管理の対象
IT資産管理対象は「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」の3つに分類され、それぞれの管理概要を説明します。
ハードウェア
ハードウェアとは、PCやサーバー、ネットワーク機器など、物理的に存在し、目に見えるIT機器全般を指します。IT資産管理において最も基本的な対象であり、その所在や使用者を正確に把握することで、棚卸し、情報登録、移動管理、定期点検、メンテナンス、そして廃棄処理まで、一連のプロセスを効率化し、適切な運用とセキュリティ対策を実現します。
ソフトウェア
ソフトウェアは、WindowsやmacOSのようなオペレーティングシステム（OS）と、Wordや会計ソフトのようなアプリケーションソフトウェアの2種類に大別できます。
OSがハードウェアとユーザー間の基本的なやり取りを管理する一方で、アプリケーションはそのOS上で特定の作業を行うために使用されます。ソフトウェアはバージョンアップやアンインストールによって状態が頻繁に変化するため、効率的な管理が不可欠です。
ライセンス
ソフトウェアの使用を許諾する契約がライセンスであり、利用できる端末数や期間などの詳細な条件が定められています。
企業にとって重要な資産であるライセンスですが、契約数を超えてソフトウェアをインストールしてしまうと、知らずに契約違反や著作権法違反に該当するリスクがあります。防止のためには、保有ライセンス数と実際のインストール数が一致しているかを日頃から確認することが重要です。
IT資産管理を成功させるポイント
IT資産管理を成功させるには、正確性・継続性・セキュリティの3要素が不可欠です。以下に、それぞれの要素を詳しく説明します。
①正確性
IT資産管理の基盤は、情報が常に正確で最新の状態に保たれている「正確性」にあります。
どんなに優れたツールを導入しても、そこに登録される情報が不正確であれば、適切な管理はできません。管理台帳の精度を常に高く保つためには、管理の目的、台帳更新の頻度や棚卸の方法、変更履歴の記録方法といった明確な管理ルールを定め、関係者間でそのルールを徹底して共有する必要があります。
②継続性
IT資産管理は一度きりの作業ではなく、PDCAサイクルを定着させ、管理活動の継続性が求められます。管理の負担を軽減し、継続性を高めるためには、IT資産管理ツールの導入をお勧めします。
ツールによる自動収集・更新機能を活用すれば、最新情報を常に正確に把握でき、特に大規模な組織や拠点分散型の企業では、自動化による工数削減効果が大きく、人的ミスの防止にもつながります。
③セキュリティ
最後に重要なのが、「セキュリティ」です。IT資産管理の取り組みを組織全体に浸透させるためには、担当部門だけでなく他部署の協力などが不可欠です。
社内ルールの設定やナレッジの共有、セキュリティ意識を高める教育を定期的に実施することで、継続的な管理体制を築くことができるでしょう。
IT資産管理とログ活用のシナジー
IT資産管理とログの活用を組み合わせることで、単に資産を把握するだけでなく、内部不正や異常な行動を早期に発見できるようになります。
IT資産ごとの操作履歴やアクセスログを取得・分析すれば、内部不正や情報漏洩の兆候を検知できるため、監査や証拠保全にも役立ち、結果として内部統制を強化します。
内部不正リスクの可視化
ログを継続的に活用することで、IT資産ごとの利用履歴を詳細に可視化できるようになり、例えば深夜の不審なアクセスや、通常業務ではあり得ないような大量のファイルコピー、許可されていない外部へのデータ送信といった異常な行動を即座に検出することが可能です。
これらのログ情報を管理台帳と照らし合わせれば、不審な行動の利用者や設置場所を容易に特定できるようになり、万が一インシデントが発生した際にも、原因究明や責任の所在特定が迅速に行え、結果として内部不正リスクを最小限に抑えた運用が実現します。
内部監査の効率化
従来の内部監査では、IT資産の棚卸しや利用状況の確認に多大な時間と工数を要していましたが、ログを活用した分析を組み合わせることで、利用履歴や変更履歴を自動で収集し、効率的に監査資料を作成できます。
さらに、過去の履歴を詳細に遡って確認できるため、不正や違反の確実な証拠保全にも役立ち、監査担当者の負担を大幅に軽減しながら、監査の頻度と精度を同時に向上させることが可能になります。
アラートによる即時対応
ログ管理ツールに搭載されているアラート機能を活用すれば、不審な操作やアクセスが発生した際に通知が届くため、許可されていない外部記録媒体の接続や短時間での大量ファイルコピーなどを検知し、管理者へ警告を発します。
これにより、インシデントが被害に拡大する前に対応することが可能となり、被害範囲の縮小や事後対応コストの削減につながるというメリットがあります。
IT資産管理ツールとログ分析の融合メリット
エルテスの「内部脅威検知サービス（Internal Risk Intelligence）」は、IT資産管理ツールと連携することで、内部不正のリスクを早期に発見します。
IT資産管理ツールが「持っているものを把握する」役割を担う一方で、内部脅威検知サービスは「どう使われているかを監視する」役割を担うため、両者を組み合わせることで、台帳に記載された資産の所在だけでなく、利用状況も同時に効率よく可視化できます。例えば、台帳上では正しく管理されている端末であっても、従業員が無断で外部記録媒体に接続して情報を持ち出すような不正行為は、IT資産管理ツールだけでは検知するのは困難です。
しかし、内部脅威検知サービスを組み合わせることで、アクセスログや操作ログを詳細に分析し、不正利用や情報漏洩のリスクを大幅に低減できます。
まとめ
IT資産管理は、コストの最適化や業務効率化だけでなく、情報漏洩や内部不正から企業を守る重要な施策です。
資産管理とエルテスの内部脅威検知サービスを組み合わせることで、企業のIT資産の安全性と管理レベルをさらに高めることができます。
サービスの導入や、情報漏洩対策における具体的な課題についてのご相談をぜひお気軽にお問い合わせください。
情報漏洩対策のご相談は、エルテスへ
