ビジネスメールの誤送信を防ぐための意識と起きたときの対処法とは

チャットツールが普及された昨今でも、ビジネスの現場ではメールを中心に利用している企業もまだまだ多くあります。メールのリスクの代表例として、宛先や内容を誤ったまま送ってしまう「誤送信」があります。本記事では、ビジネスの場において、メールを誤送信してしまうことのリスクや対応方法をご紹介します。

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ビジネスメールの誤送信パターン

誤送信にはいくつか種類があります。よくあるメールの誤送信のケースを3つ紹介します。

誤った宛先に送ってしまう

１つ目は送り先を間違える（他社に送ってしまう）ケースです。メールの誤送信のなかでも非常に起こりがちなのがこのケースです。

社内のAさんに送るメールをBさんに送ってしまった、C社に送るはずだったメールをD社に送ってしまった、などが当てはまります。同姓同名やよく似た名前の方への誤送信は、多く見られる事例です。

添付ファイルを間違える

２つ目は添付ファイルを間違えるケースです。A社に送る添付ファイルの中に、間違ってB社へ送付する添付ファイルが混在してしまうなどが当てはまります。

添付ファイルの中身に個人情報や会社情報などが入っている場合には、大きなインシデントとなってしまうので、より注意が必要です。

メール文面に不備がある

３つ目はメールの件名や本文に不備がある状態で送ってしまうケースです。メールの不備としては、以下のような例が挙げられます。

• 添付ファイルを付け忘れる
• 敬称を付け忘れる
• お名前を誤って記載する
• 誤字脱字がある

メールの不備が続けば、受け手は不信感を覚えかねません。誤字脱字や変換ミスなどを完全に防ぐことは難しいですが、メールの不備により、誤解やトラブルが発生することもあり得るため、読み直しを行うなどの確認をおすすめします。

誤送信による影響

誤送信が発生した際に、生じうる影響をご紹介します。

情報漏えい（個人情報、会社の機密情報など）

１つ目は情報漏えい（個人情報、会社の機密情報など）です。

個人情報に言及する本文があった場合、あるいは個人情報が記載されたファイルを送付した場合、個人情報の漏えい事案となります。住所や電話番号など個人を特定できてしまう重要な情報が漏えいしてしまえば、法的な責任問題にまで発展する可能性もあり、非常に注意が必要です。

ビジネスの現場では、顧客情報や、人事関係のメールを行う際にも注意が求められます。また、社外秘の情報を他社にメールで送ってしまうと機密情報の漏洩に繋がります。メールでは、自社の機密情報だけでなく、他社の機密情報がやり取りされる可能性もあり、責任を追求されるリスクがあります。内容によってはこちらも法的措置を取られる恐れがあるため、新商品や研究開発中の情報など社外秘情報はもちろん、顧客データなど営業資料の扱いにも注意が必要です。

信用毀損

２つ目は会社や個人の信用に関する影響です。

メール誤送信をきっかけに情報漏えいが発覚した場合、関係企業や取引先からの信用度を落としてしまうことが想定されます。メールを誤送信した担当者だけでなく、会社全体のイメージが低下し、売上や今後の事業運営に影響を与える可能性もあります。法的措置につながった場合は、社会的にも注目を集め、更に影響は大きくなる可能性も考えられます。

メール誤送信発生時の対処法

万が一、メールを誤送信しまったときの対応を紹介します。

①上司に報告・相談

メールの誤送信をしてしまった場合、誤送信の内容や送り先、誤送信に関係する企業との関係性などによって対応の仕方は異なります。また、個人で勝手に判断し誤った対処をすれば、状況を悪化させる可能性があります。

誤送信は個人のミスから発生しますが、その後の対応は会社としての信用を左右するため、必ず上司に報告・相談しましょう。

②経緯・影響範囲を確認する

誤送信してしまった場合は、上司へ報告するだけではなく、メールの誤送信が起きた時点から発覚までの情報を整理することが必要です。また、誤送信の内容を精査し、影響する関係者・規模などを早めに整理しましょう。誤送信をした相手に状況説明や謝罪をする際に重要になります。

整理する情報には以下のような項目が当てはまります。

• 発生した日時
• 送信先
• 送信内容
• 発生場所
• 発覚した状況
• 原因

③関係者へ謝罪とメール削除の依頼

社内で状況・対応を整理したあとは、誤送信先、本来送信すべきだった相手や関係者に対して、速やかに謝罪し、状況を説明することが重要です。そして、誤送信先には受信した情報の速やかな削除依頼を行うことが必要です。その際は、細かい状況や謝罪の意を伝えられる適切な方法で相手とコミュニケーションをとります。

伝える内容としてはお詫びやメール誤送信の原因、その後の対応などが挙げられます。

④今後の対策を立てる

関係者への謝罪と対応で終わらずに、部署や社内全体で再発防止のために、今後の誤送信対策を検討する必要があります。

メールの誤送信は、誰にでも起こり得る人的なミスです。しかし、影響が大きく企業活動にも影響を与える場合もありますので、同じミスを繰り返さないために、対策の整備や見直し、それらの社内への浸透が求められます。

それらの手段として、メール送信時のルール策定や、誤送信防止ツールの導入も検討しましょう。企業によっては、メール送信には上司の承認が必要なこともあります。また、従業員のセキュリティ意識を高く保つために、定期的な情報セキュリティ研修の実施も効果的です。

会社・従業員が意識しておきたい誤送信の原因

誤送信が起きた場合の対処法を紹介しましたが、そもそも誤送信は起こさないのが理想です。ここでは、誤送信を起こさないために会社・従業員が理解しておきたいよくある誤送信の原因を４つ紹介します。

原因１：集中力の低下

メールの送信業務は、送信先や添付ファイルなどを設定し、本文を記載して送信するといったルーティン化しやすい作業のため、慣れてくると集中力や緊張感が緩みやすくなります。一方で、長時間労働などによって、集中力が低下するリスクも考えられます。

このような心理的な状態が影響して、メール送信前の確認作業を怠ったり、送信時のルールを忘れてしまったりするなど、ミスが発生しやすくなります。集中力の低下がインシデントに繋がることを理解して、適度な休憩を行いながら、業務に当たりましょう。

原因２：作業環境

２つ目の原因はPCの動作が重い、キーボードが合わないなど作業環境が悪さです。このような物理的な原因で、メールの誤送信が発生することもあります。
パソコンやキーボードなどの周辺機器の調子が悪く、タイプミスや操作ミスが起こることで誤送信してしまう危険性があることを知っておきましょう。ハイスペックな備品をそろえる必要はありませんが、動作が遅いことでインシデントに繋がることを理解して、情報システム部門などに相談しながら、環境改善を行いましょう。

原因3：宛先の予測変換機能

3つ目は宛先を入力する際のメールアドレスの予測変換（オートコンプリート）機能によるものです。

オートコンプリート機能とは、文字を打つと予測変換のように、送信先の名前の候補が出てくる機能です。作業短縮になる便利な機能ですが、候補リストの宛先から選択ミスをする、同姓の他人を選択してしまう、といったリスクがあります。必ずメール送付前に宛先の確認を行うようにしましょう。

原因4：Bccの設定ミス

4つ目の原因はCcとBccを間違えることです。

一斉送信時に、Bccにすべき宛先を、誤ってCcやToに設定して送信してしまうというケースがあります。Bccの受信者は他のBccの受信者に表示されないため、一斉送信などの際に用いられることが多い機能です。しかし、ToやCcに誤って設定してしまうことで、非表示化するはずの取引先同士のアドレスや、社内の業務用アドレスなどが、共有されてしまうことがあります。

送信後、取り消すことが出来ないリスクを理解する

メールの誤送信を防ぐためには、メールの誤送信のリスクを理解することから始まります。

また、メールは送信後の削除は困難を極めます。ソーシャルメディアやチャットアプリで送信後にメッセージを削除することに慣れている方も多いかと思いますが、メールは削除や修正が出来ないので、注意の徹底が必要です。また、ツールによっては送信直後であれば削除できることもあるため、そのような機能を覚えておくことも大切です。

メールにまつわるリスクは、多数存在します。その中でも、情報漏えいなどの重大インシデントに繋がりうるメールの誤送信についてご紹介しました。ぜひ、業務にお役立てください。

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