不動産会社が知るべき情報持ち出しリスクと対策方法
不動産業界では、契約書や顧客情報、物件データといった重要な情報を日々取り扱っており、その高い資産価値から、内部不正やサイバー攻撃の標的となるケースが少なくありません。メール添付やクラウド共有、USBの利用といった業務上の手段を通じて、従業員が許可なく社外へ機密情報を持ち出すリスクが常に存在しています。
このコラムでは、不動産業界における情報漏洩、特に「情報持ち出し」に起因する内部不正の実態と背景、そして対策の重要性を解説します。
目次[非表示]
- 1.不動産業界で情報漏洩が懸念される3つの理由
- 1.1.① 顧客情報が持つ機密性の高さ
- 1.2.② 犯罪に悪用されるリスク
- 1.3.③ 事業活動への影響
- 2.不動産業界における5つの情報漏洩事例
- 2.1.事例① 誤送信による顧客情報流出
- 2.2.事例② 元従業員による契約者の個人情報漏洩
- 2.3.事例③ 転職先への不正データ持ち出し
- 2.4.事例④ 第三者による顧客情報流出
- 2.5.事例⑤ ランサムウェア攻撃で個人情報流出
- 3.顧客情報が漏洩する主な原因と仕組み
- 3.1.従業員による不正な情報持ち出し
- 3.2.外部からのサイバー攻撃
- 3.3.紙文化とデジタル移行のギャップ
- 3.4.組織的なヒューマンエラー
- 4.情報漏洩が引き起こす不動産業界特有のリスク
- 5.不動産業に求められる内部対策の基本
- 6.アクセスログ監査によるリスク可視化の重要性
- 7.デジタルリスクに備えるならエルテス
- 8.まとめ
不動産業界で情報漏洩が懸念される3つの理由
不動産業界は、日々の業務で多くの大切な顧客情報や機密情報を扱うため、従業員による情報持ち出しなどが原因で情報が漏洩すれば、企業の信頼を大きく損なう問題に発展し、特にデジタル化が進む現代において、そのリスクは高まっています。
以下に、具体的な3つの理由を挙げて説明します。
① 顧客情報が持つ機密性の高さ
不動産業界の企業が扱う顧客情報は、氏名や住所、連絡先といった基本的な情報に加え、収入や勤務先、家族構成など、非常に機密性の高い個人情報を含んでおり、万が一内部からの持ち出しなどによって流出してしまった場合、顧客の情報が悪用され、犯罪行為やトラブルに巻き込まれるおそれがあります。
不動産業界の企業には機密性の高い顧客情報の管理徹底と、従業員一人ひとりの情報セキュリティ意識を向上させることが強く求められます。
② 犯罪に悪用されるリスク
従業員による情報持ち出しなどが原因で流出した顧客情報は、詐欺やなりすまし、悪質な勧誘といった犯罪に悪用される可能性があり、顧客が金銭的被害や精神的苦痛を被るだけでなく、企業は顧客の安全を脅かす事態を招いたとして、法的・社会的責任を厳しく追及されることになります。
③ 事業活動への影響
従業員が顧客情報などの機密情報を外部に持ち出す行為は、企業の競争力に直結する貴重な財産（ノウハウ、顧客リスト等）を流出させ、取引先からの信頼低下や顧客離れを招き、最終的にはブランドイメージの失墜や法的リスクを抱えて企業の経営基盤そのものを揺るがす恐れがあります。
関連記事：内部不正による情報漏洩はなぜ発生する？事例と不正防止の基本原則を紹介
不動産業界における5つの情報漏洩事例
次に、過去に報道された不動産業界で発生した情報漏洩の事例を5つご紹介します。
事例① 誤送信による顧客情報流出
A社の従業員がメールの誤送信により、18名分の不動産取引関連データが流出する事象が発生しました。流出した帳票データには、氏名や生年月日、物件所在地、さらには売買契約書や身分証明書まで、顧客に関する詳細な記録が含まれていました。
再発防止策として個人情報保護に関する教育の徹底に加え、個人情報を取り扱うシステムや運用方法の見直しを実施すると発表しました。
事例② 元従業員による契約者の個人情報漏洩
B社の元従業員が顧客管理システムから情報を外部へ持ち出す事案が発生しました。流出した個人情報は、物件名や氏名、住所、電話番号、学校名など多岐にわたり、二次被害の防止と再発防止のために、社内で改めて情報管理に関するルール徹底の周知、個人情報保護に関する教育を継続的に実施すると発表されています。
事例③ 転職先への不正データ持ち出し
C社の元従業員が退職時に、不動産登記簿を基にした社内資料を不正に持ち出し、その一部を転職先でのダイレクトメール送付に利用した事案が発生しました。
この事案では、約25,000件にのぼる氏名や住所、マンション名、部屋番号などの個人情報が持ち出されており、再発防止策として社内教育ならびに管理体制の強化、システム利用時の非通常動作の検知システムの監視強化等の実施を発表しました。
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事例④ 第三者による顧客情報流出
D社では、2007年から2018年までに物件を購入した約7,000件分の個人情報が外部に流出する事象が発生しました。流出が判明したきっかけは、下請け業者を名乗る配管業者からの勧誘電話に対する顧客からの問い合わせであり、氏名や住所、電話番号などが第三者に渡り不正に利用されたことにより、顧客への勧誘電話等に繋がりました。
同社は情報管理体制の強化を図り、顧客情報の取り扱いに関する社内教育を実施するなど、再発防止策に取り組むと発表しました。
事例⑤ ランサムウェア攻撃で個人情報流出
E社が管理するサーバーや関連機器が、外部からのランサムウェア攻撃を受け、サーバー停止と個人情報流出が発生しました。システム担当者がサーバーの稼働状況を確認したところ不正アクセスによる攻撃を検知し、攻撃者は個人情報を含むデータの複製を行った上で金銭を要求し、応じなければデータを売却すると脅迫を受けています。
入居者や法人関係者、元従業員などの情報が被害対象となり、関係者の不安や企業イメージへの影響が懸念される中、同社は被害範囲の特定と関係者への通知を行うとともに、セキュリティ専門機関と連携して原因調査を進めました。さらに、外部からの侵入を防ぐための監視体制の強化、バックアップ運用の見直し、従業員へのセキュリティ教育を実施し、再発防止策を講じました。
顧客情報が漏洩する主な原因と仕組み
もうお気づきかもしれませんが、日々の業務の中にこそ、顧客情報が漏れる「仕組み」が潜んでおり、「まさか、こんなことで情報持ち出しにつながるの？」と思うようなヒューマンエラーや巧妙な手口による情報持ち出しが、大きな問題に発展してしまいます。
ここでは、多くの不動産業界で見られる情報漏洩の4つの仕組みと、それに潜むリスクを紹介します。
従業員による不正な情報持ち出し
顧客情報を扱う多くの不動産業界で最も一般的な情報漏洩の原因は、ルールに則った正規のアクセス権限を持つ人物がその権限を悪用して顧客情報を持ち出すことです。
特に、転職先の営業活動に利用する目的で、退職を控えた従業員が顧客リストなどの機密情報を持ち出す「手土産転職」のケースが後を絶たず、不動産業界の営業体制が属人化しやすいという特性が、情報持ち出しリスクを助長する大きな要因となっています。
外部からのサイバー攻撃
不動産業界では、物件情報や顧客データを扱うウェブサイトや業務システムがサーバー上に集中しているため、ウェブサイトの脆弱性を突くSQLインジェクションのようなサーバー攻撃に狙われやすいという特性があります。
攻撃者は、脆弱性を利用して不正に情報へアクセスし、顧客情報や物件情報などの機密データを持ち出すだけでなく、システムの改ざんや停止を引き起こす危険性があります。
紙文化とデジタル移行のギャップ
不動産業界では、紙の契約書や顧客情報が記載された書類を取り扱う場面も多く、営業先への移動中に書類を紛失したり置き忘れたりすることで、顧客情報が外部に漏洩するリスクが常に存在しています。
また、書類をスキャナで取り込んでデジタル化する過程でも、コピー機や一時保存フォルダにデータが残ってしまうため、意図せず情報が流出する仕組みが生まれてしまい、デジタル化が進む中で紙の書類とデジタルデータが混在することで、情報管理のルールが明確でなくなってしまうという問題があります。
組織的なヒューマンエラー
不動産業界では、仲介会社や管理会社、金融機関など多様な関係者と顧客情報を共有するため、メールやFAX、チャットなど複数のチャネルを併用するのが一般的です。
しかし、複雑な情報共有の過程で、宛先間違いや添付ファイルの誤り、暗号化されていないファイルの送信といった手違いが、意図しない情報漏洩につながる危険を伴います。
さらに、複数のグループ会社や支店でデータベースを共有する場合、アクセス権限の設定不備や退職者アカウントの放置などにより情報持ち出しリスクが増幅するため、この組織構造自体が、不動産業界における情報持ち出しが発生しうるの大きな要因となっています。
情報漏洩が引き起こす不動産業界特有のリスク
不動産業界の企業からひとたび情報が漏洩すれば、単なるデータの損失問題では済まず、顧客の安全や企業の信用、さらには事業継続そのものに深刻な影響を及ぼします。
以下では、具体的にどんなリスクがあるのかを代表的な4つに分けて説明します。
顧客の個人情報漏洩による信用失墜
不動産業界では、顧客の氏名や住所、年収、家族構成といったプライベートな個人情報を大量に扱っているため、これらの情報が一度外部に流出してしまうと、顧客は「一生に一度の大きな買い物を安心して任せられない」と判断し、不動産会社への信頼が失われる可能性があります。
物件情報の漏洩による資産価値の低下
未公開物件の情報や、売却の理由が外部に漏れると、売主は交渉で不利な立場に立たされる恐れがあります。
また物件のセキュリティ情報が流出すれば空き巣などの犯罪被害リスクが高まるため、物件自体の価値が損なわれるだけでなく、取引が白紙に戻る事態も起こり得ます。
契約情報の漏洩による法的・金銭的リスク
不動産取引における契約情報は、企業の信用と利益に直結する重要な機密情報であり、その漏洩や管理不備は、多額の損害賠償や行政処分といった法的・金銭的リスクに直結します。
個人情報保護法違反の場合
法人：最大1億円の罰金（個人情報保護法第１８４条）
行為者個人：最大100万円の罰金（個人情報保護法第１７８条）
不正競争防止法違反の場合（不正競争防止法第２１条）
法人：最大5億円の罰金
行為者個人：10年以下の懲役もしくは2000万円以下の罰金、またはその両方
このように、違反した場合の責任は法人と行為者個人の双方に及ぶ可能性があり、いずれも重大な刑事罰や金銭的負担を伴う点に注意が必要です。
営業戦略情報の漏洩による競合優位性の喪失
販売予定の新築物件や未公開物件の情報、価格設定や販促計画といった営業戦略が競合他社に渡ってしまった場合、先んじて同様のキャンペーンを仕掛けられるなど、自社の強みが失われることになります。
その結果、販売機会の損失や価格競争の激化を招き、会社の利益低下に直結するため、不動産業界において「情報＝商品」であるという認識のもと、戦略情報の厳格な管理が極めて重要です。
不動産業に求められる内部対策の基本
ここからは情報漏洩リスクを防ぎ、強固なセキュリティ体制を築くために重要な3つの対策を紹介します。
内見や案内業務における個人情報の持ち出し対策
内見時にお客様の情報を紙媒体の資料やスマートフォンなどのモバイル端末で持ち出すことが多い業務の特性から、情報の物理的な管理が重要です。紙媒体の資料には必要最低限の情報のみの記載を徹底しましょう。
また、スマートフォンなどの業務端末にはMDM（モバイルデバイス管理）を導入し、万が一紛失した場合でも遠隔でロックやデータ削除ができるようにするのも有効な対策の一つです。
顧客情報のアクセス権限の厳格化
不動産業界では、顧客の氏名や住所、契約内容など、極めてセンシティブな顧客情報を扱っているため、不正な情報持ち出しを防ぐためには、従業員ごとのアクセス権限を業務上必要な範囲に限定することが基本となります。
定期的に権限を見直し、従業員の異動や退職によって生じる不要なアクセスを防ぎ、情報管理の精度を高めましょう。
各営業所/店舗従業員の異動・離職時の情報統制
営業所/店舗ごとの異動や急な離職が多い不動産業界の特性上、従業員の退職・異動時の情報持ち出し対策は盲点になりがちですが、退職者のアカウントを速やかに削除したり、私物端末での顧客データ持ち出しを禁止したりするなど、情報持ち出しの防止策を徹底することが極めて重要です。
さらに、離職者による顧客情報持ち出しを未然に防ぐため、入社時に情報管理規定を周知し、退職時の誓約書を取り交わす運用も効果的です。
アクセスログ監査によるリスク可視化の重要性
情報漏洩の兆候を把握するためには、ログの監視・分析をすることが重要です。PCのログデータや、顧客情報管理システムへのアクセス、ファイルの閲覧・ダウンロード履歴などを継続的に収集し分析することで、普段とは異なる行動や違和感のある操作を検知できます。
この仕組みにより、不正行為を特定し、顧客情報の持ち出しが行われる前に管理者へ警告を出すことで、被害を未然に防ぐことができます。
デジタルリスクに備えるならエルテス
現代社会では、情報漏洩、内部不正など、企業を取り巻くデジタルリスクが年々複雑化しており、これらの見えにくいリスクに対応するには、問題が表面化する前の兆候を捉える仕組みが必要です。
エルテスは、独自のデータ分析技術と豊富な知見を持つ専門アナリストによって、リスクの兆候をいち早く可視化し、的確な対応策を提示することで、企業の安全な経営をサポートしています。
内部脅威検知サービス
（Internal Risk Intelligence）とは
エルテスの内部脅威検知サービス（Internal Risk Intelligence）は、お客様に代わって従業員や関係者による情報漏洩や不正行為の兆候を早期に検知・報告するログ分析の代行サービスです。
システムによる自動検知と専門アナリストの再分析というハイブリッドな手法を用いて、大量のデータから兆候を拾い上げ、アナリストがその結果を確認・補正することで、誤検知・過検知を減らし、正確で信頼性の高い報告を実現しています。
内部脅威検知サービスは、従業員を疑うためのツールではなく、アクセスログや操作ログを分析することで「信頼を可視化」し、セキュリティとコンプライアンスを両立させることが特徴です。
内部脅威検知サービスによるログ監視で検知できるリスク兆候
内部脅威検知サービスは、従業員のPC操作やアクセスログに基づいて内部不正の兆候を検知する仕組みであり、たとえば深夜や休日の異常なアクセス、機密ファイルの大量コピー、不審なクラウド共有など、通常とは異なる行動を検知することができます。
こうした小さなサインを見逃さず早期に対処することで、情報漏洩といった大きなインシデントの発生を未然に防ぐことが可能です。
導入事例紹介①
専門サービス業界のF社様は、リモートワークの拡大に伴う内部リスク対策の必要性を強く感じ、取得した膨大なログの確認に大きな負担がかかることや、自社だけでの検知体制に限界を感じていました。複数のサービスを比較検討された結果、社用PCの自宅利用やクラウド上の操作ログまで監視できる点が評価され、エルテスの内部脅威検知サービスを導入いただきました。
サービス導入後は、担当者の業務負担が大幅に軽減されただけでなく、リスク判断を専門家に任せられる安心感も得られたとお声をいただいています。
エルテスの内部脅威検知サービスは、単なるリスク検知に留まらず、「業務負担の軽減」と「従業員の意識向上」という二つのメリットを同時に実現し、全社的なセキュリティ体制の強化に貢献しています。
導入事例紹介②
株式会社GRCS様は、リスクマネジメントを担う企業として数多くのセキュリティ製品を試してきましたが、内部脅威への対応が不十分であるという課題を抱えていました。従業員同士の監視による負担を避けるため、外部サービスの活用を検討し、IPO準備を契機に内部脅威検知サービスを導入いただきました。
サービス導入後は、ログを分析する側の精神的な負担が軽減されただけでなく、従業員の振る舞いが「見える化」されたことで意識向上にも繋がりました。IPO審査では情報セキュリティに関する回答に説得力を持たせることができ、ISMS認証においては、内部脅威検知サービスのレポートを有効に活用することで、会社が策定したルールを全ての社員がどのように守っているかのチェック作業がとても容易になったとお声をいただいています。
内部脅威検知サービスは、企業のセキュリティを守る仕組みであると同時に、ガバナンス強化や組織の成長基盤を支えるツールとしても活用され、企業の健全な成長に貢献しています。
まとめ
不動産業界が扱う個人情報は、顧客に関わる極めて重要な情報であるため、万が一情報漏洩が起きてしまった場合、その影響は単なるデータの損失にとどまらず、顧客の安全や企業の信頼、さらには事業継続そのものを困難にしかねません。
このような計り知れないリスクを未然に防ぐためには、単にアクセス制限や従業員教育といった基本的な対策を講じるだけでなく、ログの監視や分析といった客観的な仕組みを導入し、不正行為の「兆候」をいち早く捉える高度な内部不正対策が不可欠です。
不動産業界における情報漏洩対策について、ぜひ一度エルテスにご相談ください。
不動産業界の情報漏洩対策は、エルテスへ
