社内に潜む情報漏洩リスクとは？主な原因と対策を解説

近年、メディアでは情報漏洩に関するニュースが多く取り上げられています。
情報漏洩が起きると、企業の信頼を失うと同時に企業活動の衰退にもつながりうるため、企業の抱える大きなリスク課題の一つと言えるでしょう。
本記事では、社内に潜む情報漏洩リスクについて、そして情報漏洩の主な原因と対策を解説します。

社内で情報漏洩が発生する主な原因とは

企業で情報漏洩が生じる多くは社内に原因があるとも言われています。対策を講じるために、まずは原因を知ることから始めましょう。

置き忘れや紛失、誤操作などのヒューマンエラー

社内でどんな対策を行っていても完全にリスクをなくすことができないものとして、ヒューマンエラーが挙げられます。

例えば、パソコンなどのデバイスや重要情報を記載したデータの置き忘れや紛失が該当し、情報を外部に持ち出す際に起きる可能性が高くなります。

また、パソコンなどのデバイスの誤操作により、取引先や関係のない企業に重要データを送信してしまうことも情報漏洩の原因となります。誤操作による情報漏洩は、特にメールやFAXでの誤送信で多発しています。

不十分な管理体制や内部不正

社内で情報の管理体制が行き届いておらず、簡単に情報を持ち出せてしまう状況も、情報漏洩リスクが高まる原因です。近年では、企業の元従業員や派遣社員による不正な情報持ち出しの事件も相次いでおり、情報漏洩の中でも意図的な情報持ち出しが注目が高まっています。

重要情報の取り扱いについて不安を抱えている企業は、ガイドラインの制定や、管理体制に対する見直しを行う必要があるでしょう。

社内で情報漏洩が発生してしまった際の影響

社内の情報漏洩が生じてしまった場合、どのような影響があるのかご紹介します。

社会的信用の低下

社内で情報漏洩が発生すると、第三者がその情報を不正に利用するリスクが考えられます。

過去には、企業情報を入手した第三者が、企業を名乗ってユーザーに偽メールを送信するという事例もありました。このような不正利用の事態ｈは、ステークホルダーに悪影響を及ぼし、社会的信用を失う可能性もあります。

 Webサイトや管理システムの改ざん

情報漏洩の中には、Webサイトや使用中のWEBサービス、管理システムにアクセスするためのログイン情報が含まれていることがあります。ログイン情報が社内から流出すると、第三者が簡単に不正利用できる可能性も高まるため、二次被害が発生するリスクにも繋がります。

たとえばWebサイトの表示情報が改ざんされてしまう恐れがあるほか、顧客情報の流出に発展する事態もあり得るため対策が求められます。

顧客に対する損害賠償

社内で情報漏洩が発生し顧客データが流出してしまうと、企業に罰則が科せられたり、顧客への損害賠償が生じることがあります。行政から業務改善命令の指導が入った場合は、再発防止策の報告なども必要となります。

情報漏洩を防ぐ社内の取り組み

情報漏洩を防ぐには、事前に起こり得るリスクとどのような対策を講じる必要があるかを整理し、被害を予防あるいは最小限に抑える体制づくりを行うことが大切です。ここでは、情報漏洩を防止するための社内の取り組みについてお伝えします。

情報管理に対するルールの設定・徹底

企業の情報管理に関するルールを社内で設け、徹底しましょう。企業の情報の中には、特に重要性の高い「機密文書」と呼ばれるものがあり、さらに機密情報の中でも重要レベルが分けられます。重要度の定義や管理方法など社内で統一したルールを設けておくことが大切です。

また、万が一、情報漏洩が起きてしまった場合は、迅速に対応することが大切です。従業員がすぐに対応できるよう、あらかじめ対処方法などをガイドラインにまとめて記載するといいでしょう。

ヒューマンエラーへの対策

社内の情報漏洩対策として、置き忘れや紛失、誤操作といったヒューマンエラーの防止策も考える必要があります。

例えば、端末を遠隔操作可能にすることで、パソコンのロックや初期化を遠隔で行える仕組みがあれば、デバイスの置き忘れや、紛失した場合も情報流出のリスクを低減させることができます。

また、前述したように、メールやFAXでの誤送信も情報漏洩につながりますが、誤送信防止ツールを導入したり、送信前の宛先確認を徹底することでも、誤送信の防止が期待できます。

権限範囲の設定や持ち出しできる情報の制限

むやみに従業員や関係者へ情報のアクセス権限を譲渡してしまうと、情報漏洩のリスクが高まります。重要データを定義付け、アクセス可能な従業員を絞るなど、流出経路を抑えれば、セキュリティの強化にもつながります。

また、ガイドラインに閲覧場所などの規定を設ける方法もあります。「重要情報は自宅に持ち帰らせず、社内で取り扱う」などのガイドラインを決めることで、不要な持ち出しを減らすことが期待できます。

テレワーク環境ではより注意が必要

働き方改革の一環として多くの企業で導入されているテレワークにより、情報を外部に持ち出す機会が増加しました。そのため、情報の管理に関するルール策定と周知を徹底することが重要になっています。

テレワークにより高まる情報管理の重要性

2020年以降急速に普及したテレワーク化に伴い、企業の情報漏洩リスクも高まりました。テレワークというニューノーマルな働き方を狙った攻撃も顕在化し、それらの備えが働き方の変化とともに求められています。

特にテレワークに伴い進んだのが企業のクラウド活用ですが、社内からの物理的なデータの持ち出しが不要になり自宅でも必要な情報へのアクセスが容易になった一方で、オンライン上での情報漏洩リスクにも繋がるため、それらを踏まえた対策を行いましょう。

従業員のログを記録

テレワーク環境下での情報漏洩対策のひとつが、従業員が行ったPC操作などのログを記録・管理することです。「いつ、誰が、何をしたのか」を追跡可能にし、これを社内で徹底周知することで、情報漏洩に対する危機感を持たせることができます。

また、蓄積されたログをもとに、調査をコンスタントに行うことも大切です。問題が生じた際は、このログを用いて原因を調査することも可能になります。

二段階認証機能などセキュリティ面の強化

テレワーク化によって社内や自宅以外で仕事をできるようにしたという企業も少なくないと思います。特に、カフェやシェアオフィスなど、所属企業と無関係の第三者がいる中で仕事をする場合は、二段階認証機能などセキュリティ面の強化も重要になっています。

二段階認証では、IDとパスワードのほかに、認証アプリでのログインやSMSによる認証コード発行など、ログインに必要な操作を追加することができるため、万が一、IDやパスワードが流出した場合でも第三者のログインリスクを低減できます。

上記で紹介した以外にも企業ごとにテレワークのルールや仕組みは様々です。起こり得るリスクを洗い出し対策を講じることが検討しましょう。

まとめ

情報漏洩は、いつどこで発生するかわかりません。企業の重要情報を守るには、社内で情報漏洩のリスクや原因を把握し、適した対策を実施する必要があります。管理体制をしっかり整備し、制定したガイドラインなどは従業員に徹底周知しましょう。

現時点で情報漏洩対策を行っている企業も、今の対策が最適か今一度見直してみてはいかがでしょうか。

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