企業が押さえるべきコンプライアンス問題とその対策とは
コンプライアンスに対する関心が高まり、テレビやインターネットではコンプライアンス違反に関するニュースを多く見かけるようになりました。コンプライアンス違反は企業の信頼喪失にもなり得るため、従業員一人ひとりが意識して注意すべき問題です。
本記事では、企業が押さえるべきコンプライアンス問題とその対策について紹介していきます。
目次[非表示]
コンプライアンスを守らないとどんな問題があるか
コンプライアンス違反を起こすと、企業にどのような影響を及ぼすのでしょうか。
コンプライアンス違反が発生する要因や、それによりもたらされるリスク、コンプライアンスが問題視されるようになった背景を紹介します。
コンプライアンス違反が発生する要因とは？
コンプライアンス違反が発生する要因として、コンプライアンスへの意識が低いことが挙げられるでしょう。
法律は都度改正され、新たな法案も立てられます。そのため、常に情報をアップデートし続けないと、知らないうちに法に触れ、コンプライアンス違反になる可能性があります。
そもそも社内規範が定まっていなかったり、いつ情報が漏れ出してもおかしくないような脆弱な社内システムであったりと、基本的な問題が要因の場合もあります。
コンプライアンス違反が企業にもたらすリスクとは？
コンプライアンス違反が生じると、企業に様々なリスクがもたらされます。
企業が遵守しなければならない法律は多数ありますが、違反した場合、行政処分が下されるとともに企業の信用も落ちてしまいます。企業の不祥事がニュースやSNSなどで取り上げられれば、ネット上にその情報が長く残り続け、経営にも大きな影響を及ぼすでしょう。
また、企業の信用が低下すると入社希望者が減少し、人員確保が困難になることもあります。
近年コンプライアンスがさらに問題視される背景とは？
近年はインターネットやSNSを利用して、企業や個人の不正に対する匿名告発がしやすくなっています。2022年には、「改正公益通報者保護法」が施行されたことから、企業が従業員からの内部通報に正しく応じるための体制づくりも義務付けられました。
このような背景から、企業におけるコンプライアンスがより一層問題視されています。また、コンプライアンスはCSRなど企業活動の基盤にもなるため、社会的責任を果たす企業にとってはコンプライアンスへの取り組みが特に欠かせません。
どんな行為がコンプライアンス違反として問題視される？
コンプライアンス違反として問題視される行為を大きく3つに分けて紹介します。
情報漏洩
機密情報や個人情報など、企業が所有している重要データの漏洩は、コンプライアンス違反として問題視されています。
顧客や従業員の個人情報の取り扱い不備による流出のほか、セキュリティ管理不足によるハッキング被害、社外秘データの私的持ち出しによる流出など、ケースは様々です。
情報が漏洩してしまった場合、企業は謝罪や、原因究明と改善に追われることになります。
ハラスメント
職場でのハラスメントも、コンプライアンス違反にあたる可能性があります。
会社での立場や権力を利用して、相手に身体的または精神的苦痛を与えることは「パワーハラスメント」とみなされます。「改正労働施策総合推進法」の改正により、大企業・中小企業におけるパワーハラスメント対策が義務化されています。
また、性差別的な言動は、「セクシュアルハラスメント」にあたります。ジェンダーに関する問題が社会問題として認識されている現代では、性差別や男女の役割に関わる発言・行動が注目されやすくなっています。
不正利用
会社が所有する資産は、機密情報や顧客情報、備品、経費など様々なものがあります。
例えば、企業の財務情報を故意に改ざんする行為は、社会的に大きな影響を及ぼすコンプライアンス違反であると言えます。特に、長期間にわたり慣習的に行われていたり、過剰なプレッシャーを与えられている職場環境などで起こりやすくなります。
また、会社支給のPCや社用携帯を許可なく持ち出したり、消耗品を私的利用目的で発注することなども、倫理規範に違反する行為と言えるでしょう。
その他
上記で紹介したもの以外に、長時間労働や給与の未払いなどもコンプライアンス違反になり得ます。
会社は従業員に対して給与を支払う義務がありますが、サービス残業代を支払わなかったり、労働契約の労使の認識にずれが生じ、トラブルになる場合もあります。
また、仮に残業代を支払っていても、決められた労働時間の上限を超過して労働させると処罰が下される可能性があります。従業員の健康を損なうことにも繋がりかねません。
コンプライアンス問題と向き合い正しく対策しよう
コンプライアンス違反が生じた場合、企業の社会的信頼を取り戻すのはとても難しいでしょう。事前にコンプライアンス問題と向き合い、企業としてできる限りの対策を行うことが大切です。
マニュアルやルールを定める
コンプライアンス違反を防ぐには、社内でマニュアルやルールを定め、抜本的に対策することが必要です。
まずは、コンプライアンス違反に繋がりそうなリスクをピックアップし、課題を明確化しましょう。それらを社内マニュアルに記載し、従業員に徹底的に周知することにより、リスクを防ぎます。
また、情報の持ち出しなど、上司の目の届かないところで違反が起きる可能性もあるため、従業員一人ひとりにフォーカスして対策を行うことも大切です。
社内の管理体制を整える
コンプライアンス違反防止の取り組みとして、社内の管理体制を整えることも重要です。
問題が生じたときに対応可能な社内窓口を設置し、責任の所在を明確化できるようにしましょう。また、従業員から相談や報告を受けた際は、第三者の目線が入るように整備します。
人事面談をコンスタントに行い、社員一人ひとりのメンタルをケアしていくことも大切です。
研修を通じて社員へコンプライアンス意識を浸透させる
従業員にコンプライアンス意識を浸透させるために、定期的なコンプライアンス研修が効果的です。各役職・各部署のルール、コンプライアンス違反が生じると企業にどのような影響を与えるかなどを改めて確認します。
コンプライアンスに関する専門知識を社内だけで把握することが困難な場合は、専門家を招いて研修を実施するなど、従業員のコンプライアンス意識が定着するよう社外のリソースを使って取り組む手段を検討することも大切です。
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